Jak znaleźć agencję PR, która naprawdę umie wykorzystać swój potencjał, aby zapewnić najlepsze wyniki? Warto przyjrzeć się, jak pracuje dany zespół specjalistów. W Sarota PR korzystamy z samodzielnie skonstruowanego, kompleksowego systemu Relations, który odciąża nas w wykonywaniu ważnych, ale żmudnych zadań. System ten łączy wiedzę zespołu z analizą pracy, dzięki czemu efektywnie wykorzystujemy czas i skupiamy się na podtrzymywaniu relacji z mediami.
Od początku istnienia agencji szukaliśmy sposobów na to, by technologia wspomagała codzienną pracę zgodnie z naszymi profesjonalnymi standardami. Jako specjaliści ds. PR dbamy o zindywidualizowane relacje z dziennikarzami, staramy się odpowiadać na ich potrzeby oraz dostarczać wyłącznie interesujące ich materiały. Aby wykorzystać siłę zespołu, wymieniamy się doświadczeniem oraz informacjami dzięki współdzielonej, aktualnej bazie mediów.
W przeszłości korzystaliśmy m.in. z prostej książki adresowej i wtyczki do Microsoft Outlook. Czuliśmy potrzebę dalszego usprawnienia procesu zbierania informacji o wynikach pracy oraz przygotowywania coraz bardziej rozbudowanych raportów, uwzględniających zróżnicowane wymogi naszych Klientów. Szukaliśmy również narzędzi, które pomagałyby nam na bieżąco wyciągać wnioski z naszej pracy oraz obiektywizować jej rezultaty.
Nie znaleźliśmy na rynku kompleksowego rozwiązania, które spełniałoby nasze oczekiwania, więc postanowiliśmy zaprojektować własne. Wykorzystując wiedzę technologiczną oraz umiejętności zespołu, przenieśliśmy nasze optymalizowane przez lata procesy na narzędzia środowiska Microsoft Office 365. W ten sposób powstał system Relations, który składa się z czterech głównych modułów:
– bazy mediów i dziennikarzy zintegrowanej z Outlookiem i dostępnej webowo lub przez aplikację mobilną;
– aplikacji do personalizacji i precyzyjnej dystrybucji informacji prasowych;
– zautomatyzowanych plików Press Clipping, służących do gromadzenia informacji o publikacjach, wraz z modułem generowania raportów;
– części analitycznej przedstawiającej szczegółowe wyniki działań komunikacyjnych.
Analiza wyników
Ciągłe doskonalenie pracy oraz reagowanie na zmiany nie jest możliwe bez wyciągania wniosków z dotychczasowych działań, do czego niezbędne są konkretne informacje i wskaźniki. Efektywność PR-u da się mierzyć, ale trzeba dysponować odpowiednimi narzędziami.
W Relations połączone dane o mediach, publikacjach i dystrybucjach materiałów prasowych dają nam kompletne spojrzenie na pracę zespołu oraz efekty działań PR. Realne mierniki umożliwiają weryfikację naszego intuicyjnego know-how dotyczącego chociażby przygotowywania informacji prasowych, a dynamiczne filtry pozwalają wyłuskać wyniki wedle precyzyjnie określonych kryteriów. Moduł umożliwia przykładowo ocenę skuteczności konkretnego tytułu informacji prasowej lub dobranie optymalnej godziny jej wysyłki.
Na podstawie wniosków z przeszłych dystrybucji możemy dobierać bardziej adekwatną bazę mediów zainteresowanych danym tematem. Dzięki podglądowi aktualnych wyników projektu już w trakcie jego trwania możemy zdiagnozować trudności i sprawnie zareagować. Natomiast po jego zakończeniu łatwo jest nam ocenić, czy udało się zrealizować zakładane cele i czy dobrane narzędzia były skuteczne. Zidentyfikowane w ten sposób dobre praktyki można następnie zaaplikować do działań dla innych KIientów.
Zarządzanie relacjami
Fundamentalnym zasobem agencji jest baza kontaktów do dziennikarzy i mediów. Zadbaliśmy o to, żeby korzystało się z niej wygodnie, a dane były zawsze aktualne. Informacje z rozbudowanej bazy mediów są scentralizowane i synchronizowane z wszystkimi innymi elementami systemu, dzięki czemu nie tracimy czasu na ich powielanie lub weryfikację poprawności numeru telefonu czy adresu e-mail.
Wprowadzone w systemie funkcjonalności przynoszą konkretne korzyści:
– łatwość dodawania nowych kontaktów, wzmocniona firmową grywalizacją, przekłada się na wyraźny wzrost dynamiki rozbudowy bazy (ponad trzykrotny od momentu wprowadzenia nowych narzędzi w agencji);
– automatyczne powiadomienia o nowo nawiązanych relacjach docierają do całego zespołu, zapewniając synergię doświadczeń. Zwiększają również nasz zasób wiedzy o sytuacji na rynku medialnym oraz pozwalają na proaktywne reagowanie na zmiany w nim zachodzące
– mobilny dostęp do bazy sprawia, że możemy wprowadzać dane i kontaktować się z wszystkimi dziennikarzami niezależnie od tego, gdzie jesteśmy;
– personalizowane e-maile oraz możliwość bardzo precyzyjnego doboru listy adresatów wysyłki informacji prasowej (m.in. według zainteresowań, typów mediów, lokalizacji czy historii współpracy) sprawia, że informacje prasowe trafiają do odpowiednich dziennikarzy, którzy traktowani są indywidualnie;
– jednocześnie cały proces zarządzania danymi jest bezpieczny i w pełni zgodny z wytycznymi RODO.
Wykorzystanie narzędzi Relations pomaga więc wzmacniać zindywidualizowane relacje naszych specjalistów z dziennikarzami.
Raportowanie
Raporty są dla Klienta ważnym źródłem wiedzy na temat efektywności działań agencji. Dzięki Relations bardzo szybko generujemy odpowiednie zestawienia informacji o publikacjach gromadzonych w plikach Press Clipping.
Dzięki synchronizacji z bazą mediów dokumentowanie efektów publikacyjnych w Relations jest szybkie i sprawne, a zarazem bardzo kompleksowe. Domyślny szablon raportu zawierający kluczowe dla Klienta dane, w tym o typie publikacji czy randze danego tytułu, generowany jest automatycznie. Jesteśmy również w stanie elastycznie dostosować się do niestandardowych oczekiwań czy konkretnych pytań, na przykład o ekspozycję w wybranej kategorii mediów czy szacowany ekwiwalent reklamowy kampanii (AVE). Czas zaoszczędzony na działaniach związanych z raportowaniem możemy poświęcić na pogłębianie relacji z dziennikarzami.
Korzystanie z odpowiednich narzędzi i efektywne wykorzystywanie czasu przekłada się na naszą skuteczność i najwyższą jakość oferowanych usług, dlatego stale optymalizujemy nasze procedury i pracę. Dzięki Relations nasze usługi to są zbiorem przypadkowych czy nieskoordynowanych działań, lecz efektywną pracą opartą na analizie konkretnych wskaźników i wyciąganiu wniosków. Na co dzień nie tylko komunikujemy o technologii, ale też sami ją wykorzystujemy i tworzymy.
—
Relations zdobył główną nagrodę w globalnym hackathonie Microsoft na najlepsze narzędzia oparte na Office 365 w 2018 roku. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej na temat narzędzi i postępów w ich rozwoju, zapraszamy do zapisania się na stronie relations365.net.