Polskim firmom często brakuje wiedzy jak przygotować się na kryzys oraz reagować na niego. Aż w 54% z nich nie zdefiniowano podziału odpowiedzialności podczas nadzwyczajnych sytuacji.[1] Tymczasem włamanie, awaria sprzętu i zasilania, pożar, cyberatak lub nawet epidemia mogą skutecznie sparaliżować działalność firmy poprzez odcięcie pracowników od danych albo bezpowrotne zniszczenie ważnych dokumentów. Tego typu zdarzenia negatywnie wpływają przede wszystkim na relacje biznesowe (74%), reputację przedsiębiorstwa (61%) oraz morale pracowników (59%).[2]
Aby zachować ciągłość działania firmy, potrzebne są trzy rodzaje działań: wdrożenie cyfrowych narzędzi pracy, regularne wykonywanie kopii zapasowych danych (backup) oraz stworzenie odpowiedniego planu działania w sytuacji kryzysowej.
- Cyfrowa współpraca i narzędzia
Aż 64% firm deklaruje ograniczenie inwestycji w czasie kryzysu, m.in. w działania mające na celu digitalizację zasobów i automatyzację procesów.[1] Taka decyzja może jednak pogłębić negatywne skutki trudnej sytuacji. Każde przedsiębiorstwo potrzebuje bowiem stałego, powszechnego i bezpiecznego dostępu do wszystkich dokumentów i danych, a mogą go zapewnić przede wszystkim cyfrowe narzędzia współpracy w chmurze lub w środowisku hybrydowym. Umożliwiają one pracownikom bezproblemową zmianę sprzętu, miejsca pracy czy projektu, nawet z dnia na dzień. Cyfrowy obieg informacji ułatwia też przekazywanie obowiązków nowym pracownikom czy osobom przyjmowanym na zastępstwo oraz pozwala na nieprzerwany kontakt z klientami i ich obsługę, zdalne nadzorowanie procesów i projektów, a nawet świadczenie usług online.
- Przezorny zawsze z backupem
Według badań skutki związane z zakłóceniami technicznymi, takimi jak awarie czy cyberataki, są dla firm bardziej dotkliwe (22% wskazań), niż zaburzenia płynności finansowej (17%) czy utrata reputacji (15%).[2] Aby łatwo i szybko odzyskać dane, stracone w wyniku ataku czy usterek sprzętowych, ważne jest jak najczęstsze wykonywanie kopii zapasowych, najlepiej na nośnikach i urządzeniach, które nie mają połączenia z internetem. Na rynku dostępne są także rozwiązania automatycznie tworzące zaszyfrowane kopie w chmurze, co dodatkowo ułatwia szybki powrót do działania.
- Plan również na czas kryzysu
W nadzwyczajnych sytuacjach ludzie często ulegają niepokojowi i podejmują błędne, nieprzemyślane decyzje. Dlatego pracownicy oraz menedżerowie powinni mieć jasno wyznaczone zadania i obowiązki. Konkretny plan i procedury pozwolą łatwo przeorganizować firmę, a także szybko i sprawnie zareagować na nieprzewidziane incydenty. Nie tylko zminimalizuje to skutki zdarzeń, ale przede wszystkim pozwoli dalej obsługiwać klientów – realizować zamówienia i prowadzić działalność.
– W przypadku sytuacji kryzysowej kluczowa jest szybka reakcja i ułożenie planu działań ratunkowych. Przedsiębiorcy, którzy zainwestowali wcześniej w odpowiednie narzędzia, są teraz w bardziej komfortowej sytuacji, jednak na rynku są też rozwiązania możliwe do zaimplementowania od razu i zapewniające wszystkie elementy w jednym: cyfrowe systemy współpracy i obiegu dokumentów, wykonywanie kopii zapasowych oraz analitykę pomagającą w bieżącym planowaniu. Przy ich wyborze warto zwracać uwagę na oferowane przez dostawcę doradztwo oraz wsparcie techniczne, które pozwoli zminimalizować negatywne skutki wszelkich awarii sprzętu czy cyberzagrożeń – wskazuje Mateusz Macierzyński, menedżer ds. systemów ITS w firmie Konica Minolta.
[1] Badanie PwC CFO Pulse Survey z marca 2020 roku, https://www.pwc.pl/pl/artykuly/wplyw-cfo-na-ciaglosc-dzialalnosci-gospodarczej.html
[2] Badanie PwC Global Crisis Survey, 2019